Oggi vi spiego come definire le priorità e la tecnica che uso per associare le priorità a ciascuna attività della mia lista.
La vostra TO DO LIST è infinita e non sapete da dove partire? Quindi nel dubbio non partite proprio o dedicate molto tempo ad alcune attività e poi non vi resta tempo per le attività urgenti?
Se vi siete riconosciuti nelle situazioni descritte sopra, vediamo come si definiscono le priorità.
Il metodo che vi propongo oggi è la Matrice di Eisenhower: è un metodo utile per stabilire le priorità, per ottimizzare la gestione del tempo, per aumentare la vostra produttività e per raggiungere efficacemente i vostri obiettivi.
Dopo tutte queste premesse non ci resta che provare!
Eisenhower distingue due concetti:
- Importanza: è un concetto soggettivo ed è indipendente dal tempo. Quello che è importante oggi può variare in uno specifico momento o sulla base dei nostri valori.
- Urgenza: è un concetto oggettivo e dipende unicamente dal tempo. Ovvero rientrano in questa categoria tutte le attività che hanno brevissima scadenza o che richiedono attenzione immediata.
Partendo dalla nostra TO DO List, dobbiamo classificare tutte le attività nei quattro quadranti della matrice sotto:
- importante e urgente: attività con la massima priorità che devono essere completate immediatamente ed in prima persona, altrimenti gli obiettivi prefissati non vengono raggiunti.
- importante ma non urgente: attività che devono essere completate per raggiungere i nostri obiettivi personali, ma la scadenza può essere leggermente posticipata.
- urgente ma non importante: attività che vanno chiuse tempestivamente e che richiedono la tua attenzione adesso perché urgenti, ma hanno un’importanza minore e quindi possono essere delegati. Queste attività sono ingannevolmente importanti, pertanto le puoi delegare.
- né importante né urgente: attività che non impattano il raggiungimento degli obiettivi, sono poco rilevanti e non devono essere completate con particolare urgenza. Queste attività possono essere archiviate o ve ne potete sbarazzare, sono le attività che dovete cercare di ridurre perché rappresentano uno spreco del vostro tempo. O potete farle quando avete tempo libero.
Con l’utilizzo di questa matrice porterete a termine prima i compiti importanti e urgenti (1) e subito dopo vi potete occupare dei compiti urgenti ma non importanti (2).
Potete delegare le attività urgenti non importanti (3) e eliminare o rimandare le attività né importanti né urgenti (4). Fidatevi è liberatorio!
Ma se la maggior parte del vostro tempo lo dedicate alle attività 1, avrete difficoltà a gestire il tempo perché vi fate dominare dalle urgenze. Mentre maggiore è il tempo che dedicate alle attività 2 e migliore sarà la qualità della vostra vita.
Potete ripensare alla vostra lista delle attività, disegnando su un’agenda o su un foglio quattro quadrati numerati da 1 a 4, classificando tutte le vostre attività nei quattro quadrati.
Questo metodo aiuta a focalizzarsi sulle attività importanti e a raggiungere gli obiettivi prefissati, stabilendo le giuste priorità.
