Come gestire la lista delle attività?

Come gestire la lista delle attività?

Oggi voglio condividere con voi qualche consiglio che vi aiuta a gestire la lista delle attività e di conseguenza lo stress da rientro in ufficio.

Quante volte vi è capitato di arrivare carichi di belle speranze in ufficio con la lista delle attività già in mente, il tempo di sedervi e buttare giù la lista nero su bianco, si scatena l’inferno: il vostro capo vi chiama e vi assegna un compito urgente che doveva essere concluso per ieri, l’inbox della vostra casella postale inizia a lampeggiare minacciando urgenza ed il telefono inizia a squillare!

Io la chiamo la maledizione della lista.

Questo perché mi capita ogni qual volta arrivo in ufficio e butto giù la lista. 

Quello che mi succedeva è che, dedicavo gran parte della giornata a seguire le urgenze, le richieste degli altri e lasciavo per ultima la mia povera lista, così concludevo la giornata frustrata per aver concluso solo pochi task della mia lista.

Volete sapete come ho risolto?

Ho imparato a dire qualche NO, ma soprattutto a prendermi del tempo per portare a termine alcuni task che mi venivano richiesti. Considerate che ognuno considera le proprie attività prioritarie, ma se per aiutare un collega ritardate le vostre attività capite da soli che qualcosa non và.

Qualche mese dopo mi sono imbattuta in questo video illuminante, che illustra il metodo Getting Things Done (GTD) di David Allen.

È una metodologia di produttività personale che ridefinisce il modo in cui ti avvicini alla tua vita e al tuo lavoro. I cinque step fondamentali da applicare per mettere ordine al caos sono:

  • Identifica ciò che necessita la tua attenzione: avrai la tua lista di cose da fare, le urgenze dettate dal capo e le richieste di supporto ricevute via email o telefono;
  • Categorizza: richiede una tua azione? Se no capisci se puoi spostarlo nel cestino o se metterlo on hold. Ad esempio, in molte e-mail che ricevi sei solo in copia e non devi fare nulla, archiviale o cestinale. Resteranno nella inbox solo quelle che richiedono il tuo intervento.
  • Organizza: pianifica le attività. Verifica le email che sono rimaste e se richiedono solo 5 minuti del tuo tempo allora smarcale subito ed archiviale. Quello che richiede più tempo và pianificato.
  • Revisione: riordina le priorità, integrando la lista delle attività con la tua lista personale.

Ad esempio, io arrivo in ufficio e preparo la lista delle cose da fare. Poi controllo le email ed archivio tutte quelle che non richiedono una mia azione, quelle che richiedono massimo 5 minuti le processo subito, infine integro la mia lista con le attività da fare che arrivano da richieste del capo/email o telefonate.

Assegno delle priorità utilizzato i simboli del bullet journal, ne ho parlato in questo articolo, ed inizio a smarcare le attività della lista.

Ho attivato il pop-up che mi mostra l’anteprima delle email, così  mentre sono impegnata in altre attività posso verificare tempestivamente se ho ricevuto una e-mail a cui prestare attenzione immediatamente (ad esempio: una mail da un cliente), altrimenti controllo la mail ogni due ore e aggiorno di conseguenza la mia lista delle priorità. Questo mi permette di gestire meglio il mio tempo e di eseguire le attività per priorità.

A fine giornata, prima di lasciare l’ufficio, faccio un bilancio:

  • Elimino le attività concluse (x);
  • Rimando le attività che non sono riuscita a concludere al giorno successivo (>)
  • Pianifico le attività rimanenti (@30/09/20).

Ed il giorno successivo riparto da questa lista e riporto nel giorno solo le attività di pertinenza del giorno in corso.

Ecco un esempio della mia lista.

E voi come organizzate le vostre giornate? Io con questo metodo sono riuscita ad eliminare un po’ di frustrazione e ad essere più efficiente nella gestione delle cose da fare e delle priorità.

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